I Work Remote

Virtuelle Assistenz für digitale Dokumente & strukturierte Arbeit

Ich unterstütze projekt- oder aufgabenbezogen bei klar abgegrenzten Tätigkeiten – remote, ohne langfristige Bindung.

Digitale Formate & Dokumente
Notion
Recherche & Daten

Aufgabenbereiche haben sich verdichtet und dadurch häufen sich Fehler.

In vielen Start-ups, kleinen Teams und Projektstrukturen sind Aufgaben in den letzten Jahren stark zusammengewachsen.

Was früher auf mehrere Rollen verteilt war, liegt heute oft bei wenigen Personen, manchmal bei einer einzigen.

Das Aufbereiten und Organisieren von Dokumenten, Inhalten und Wissen kostet Zeit und lenkt den Fokus weg von Kernaufgaben.

Im Alltag sind es selten die großen Entscheidungen, die Zeit kosten. Es sind die vielen kleinen Dinge:

Notizen, Rechercheergebnisse, PDFs, Tabellen oder Dateien, die „nebenbei“ entstehen und später eigentlich weiterverwendet werden sollen. Genau hier gerät Arbeit aus dem Takt.

Mit neuen Tools und KI-generierten Inhalten nimmt diese Menge weiter zu. Inhalte sind schnell erzeugt, aber oft nicht sauber eingeordnet, nicht eindeutig benannt und nicht zuverlässig wiederzufinden.

Inhalte, Dokumente oder Wissen bleiben unproduktiv.

Informationen wachsen, aber Arbeit wird nicht leichter. Es entsteht punktuell Nacharbeit, die Unterbrechungen verursachen und Kapazitäten binden.

An diesem Punkt entscheidet nicht ein weiteres Tool über Effizienz, sondern die Frage: Sind Informationen so strukturiert, dass sie gefunden, verstanden und genutzt werden können?

Hier setzt meine Unterstützung an.

Wo Ordnung, Struktur und Übersetzbarkeit im Tagesgeschäft fehlen.

So bleiben Teams arbeitsfähig, können sich wieder auf ihre Stärken konzentrieren, sodass Inhalte, sowie Dokumente arbeitsfähig genutzt werden.

In welchen Bereichen biete ich virtuelle Assistenz?

Digitale Formate

PDFs strukturieren (Kapitel, Inhaltsverzeichnis, Seitenlogik)
PDFs → Excel/CSV überführen
PDF Pro Bearbeitung (Anhänge interaktiv integrieren, beschreibbare Formulare erstellen)
Erstellung und Formatierung von PDFs, Whitepapers oder E-Books
Texte in saubere, lesbare Layouts bringen

Notion

Notion-Boards neu aufsetzen (Aufgaben, Projekte, Contentplanung)
Bestehende Boards vereinfachen und pflegen
Wikis oder interne Übersichten strukturieren

Recherche & Daten

Stammdatenpflege
Markt- und Themenrecherche
Erstellung und Pflege von Tabellen in Excel oder Sheets

Programme & Tools

Adobe Creative Cloud • Canva • Notion • Word, Excel & Pages • Google Workspace & Sheets • WordPress

Kapazitäten anfragen

Mein Power-Skill ist: Strukturierung, Standardisierung und Übersetzbarkeit von Informationen zwischen Mensch, Dokument und System.

18 Jahre +

selbständig in der Musik & Eventindustrie

2 Jahre +

selbständig als Mediengestalterin

4 Jahre +

Customer Service in den Branchen: Streaming, Börsenhandel, Internet und Mobilfunk

10 Monate +

Infopoint Projektassistenz im Bereich humanitäre Hilfe nach der Flutkatastrophe 2021

Was sind die Vorteile unserer Zusammenarbeit?

Du und dein Team bleibt flexibel und könnt einzelne Tätigkeiten punktuell abrufen, wenn sie gebraucht werden.

Eigenständige Organisation. Die Zeiteinteilung und das ganze Administrative rund um unsere Zusammenarbeit nehme ich selbst in die Hand.

Flexibilität trotz klarer Struktur. Ein klares Aufgabenprofil sorgt für Orientierung, bleibt aber flexibel. Auch saisonal oder projektbezogen.

Ein Mix aus einzeln abrufbaren Fähigkeiten schafft dort Platz, wo du oder dein Team gerade Unterstützung brauchen.

Du hast noch Fragen?

Ich freue mich auf deine E-Mail.

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FAQ

Was macht eine virtuelle Assistentin

Eine virtuelle Assistentin übernimmt Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, die Zeit binden aber nötig sind.

Da ich ausschließlich Remote und nicht vor Ort arbeite, beschränkt sich das auf digital machbare Aufgaben, die gezielt Prozesse entlasten und messbar sind.

Wie läuft die Zusammenarbeit ab, wenn du nicht vor Ort bist?

Wir besprechen zuerst, welche Aufgaben anfallen und wie oft oder wie lange Unterstützung gebraucht wird. Danach werden die passenden Zugänge, Ablagestrukturen oder Tools eingerichtet. Durch mich, wenn noch keine digitalen Strukturen bestehen oder du bindest mich mit Zugängen in deine Strukturen ein.

Das können zum Beispiel geteilte Ordner, gemeinsame Kalender oder Projektboards sein. Je nach Tätigkeit nutze ich unterschiedliche Lösungen, bin aber flexibel und lerne schnell.

Ein Beispiel: Bei der digitalen Ablage funktioniert das Remote nur über eine Cloud-Anbindung: Du legst deine gescannten Dokumente einfach in einen Sammelordner, und ich benenne, markiere Teile in den Dokumenten nach Wunsch und ergänze Metadaten oder Tags, bevor ich alles in die vereinbarte Struktur einsortiere.

Auf meinem Notion-Board erhältst du außerdem einen eigenen Service-Hub mit einem Aufgabenprofil und kannst jederzeit sehen, welche Aufgaben gerade in Arbeit oder abgeschlossen sind.

Brauche ich bestimmte Tools oder Software für die Zusammenarbeit?

Nein, nicht zwingend. Ich passe mich den vorhandenen Strukturen an. Wenn du bereits mit Programmen arbeitest, die sich bewährt haben, steige ich dort ein.

Oft reicht schon ein gemeinsamer Cloud-Ordner, ein geteiltes Notion-Board. Ziel ist immer: so wenig Tools wie möglich. Notion hat sich in solchen Abläufen häufig sehr gut bewährt.

Wie gehst du mit vertraulichen Informationen um?

Vertrauliche Daten, interne Abläufe und Dokumente werden von mir mit höchster Sorgfalt behandelt. Ich gebe keine Informationen an Dritte weiter und halte mich an die geltenden Datenschutzbestimmungen.

Wie sicher sind meine Daten bei der Zusammenarbeit?

Datensicherheit ist für mich kein Nice to have Benefit, sondern ein essentieller Teil meiner täglichen Arbeit. Ich arbeite ausschließlich mit verschlüsselten Verbindungen (also keine öffentlichen Hotspots oder Netzwerke), nutze sichere Passwörter, bei Bedarf VPN und Zwei-Faktor-Authentifizierung, wo immer das möglich ist.

Ich verwende ausschließlich geprüfte Tools und speichere Daten nur so lange, wie es für die jeweilige Aufgabe nötig ist. Falls Kund:innen eigene Systeme oder Drittanbieter-Tools einsetzen, halte ich mich strikt an deren Vorgaben. Die Verantwortung für deren Datensicherheit liegt jedoch beim jeweiligen Anbieter.

Ich wurde regelmäßig im Rahmen meiner bisherigen Tätigkeiten zu Datenschutz und DSGVO geschult und bilde mich in diesem Bereich weiterhin fort, sobald neue Standards oder Zertifizierungen verfügbar sind.

Wie wird abgerechnet – nach Stunden, Projekt oder Paket?

Ich rechne grundsätzlich nach Stunden oder im vereinbarten Umfang ab. Mein aktueller Stundensatz liegt zwischen 45 € und 65  €, je nachdem, welche Aufgaben anfallen und welchen Aufwand sie erfordern.

Für wiederkehrende Tätigkeiten oder längere Zusammenarbeit sind feste Stundenkontingente oder monatliche Pauschalen möglich. Bei klar umrissenen Projekten erstelle ich ein individuelles Angebot mit transparentem Kostenrahmen.

Ziel ist immer: faire Abrechnung, klare Struktur, kein Bürokratiechaos.

Wie läuft die Beauftragung ab?

Nach der ersten Kontaktaufnahme besprechen wir kurz, welche Aufgaben anfallen und in welchem Rahmen du Unterstützung brauchst. Auf dieser Basis erhältst du ein unverbindliches Angebot oder bei kleineren Aufgaben eine klare Zeiteinschätzung.

Sobald alles abgestimmt ist, bekommst du eine schriftliche Bestätigung (bzw. einen Dienstleistungsvertrag) und es kann losgehen. Ich arbeite transparent und halte dich auf Wunsch regelmäßig über den Stand der Dinge auf dem Laufenden.

Gibt es eine Probephase und wie läuft die Einarbeitung ab?

Eine klassische Probephase gibt es bei mir nicht. Meine Arbeit soll von Anfang an verbindlich und verlässlich sein. Für neue Projekte oder komplexere Aufgaben biete ich jedoch eine kurze Einarbeitungsphase zu einem reduzierten Stundensatz an.

In der Regel reichen ein bis drei Stunden, um Strukturen zu verstehen, Zugänge einzurichten und die ersten Aufgaben zu übernehmen. Danach läuft die Zusammenarbeit wie vereinbart zum vereinbarten Stundensatz weiter.

So entsteht ein fairer Start für beide Seiten mit klarer Abgrenzung, aber genug Raum, um sich einzuspielen.